1. 🧾 Solicitud directa al trabajador
Descripción:
Es la vía más sencilla, legal y directa. Se solicita al candidato o colaborador que proporcione su número de DNI o una copia del mismo.
Pasos:
- En el proceso de selección o incorporación, explicá al postulante que necesitás su DNI para trámites laborales.
- Solicitá una foto legible del DNI (ambas caras) o bien una copia física si está presente.
- Verificá que los datos coincidan con el resto de la documentación (nombre, fecha de nacimiento, etc.).
- Almacená el documento en el legajo físico o digital del empleado.
- Asegurate de contar con una cláusula de consentimiento para el uso de sus datos personales.
2. 🖥️ Consultas en AFIP
Descripción:
La AFIP permite verificar ciertos datos si la persona ya está registrada en su sistema, utilizando el CUIT o CUIL. Aunque no muestra el DNI completo, puede ayudarte a validar identidad.
Pasos:
- Ingresá al sitio oficial: 👉 www.afip.gob.ar
- Dirigite a la sección “Constancia de Inscripción” (CUIT).
- Ingresá el número de CUIT o CUIL de la persona a consultar.
- Visualizá los datos registrados: nombre completo, condición fiscal, domicilio fiscal, etc.
- Usá esta información para confirmar coincidencias con otros documentos que tengas (como el DNI entregado).
Nota: No se accede al número de DNI desde AFIP, pero sirve como método auxiliar de validación.
3. 📊 Plataformas internas de RRHH (Nosis, Veraz, Equifax)
Descripción:
Empresas con acceso a bases de datos privadas y autorizadas pueden consultar información personal con fines laborales, siempre que exista un fundamento legal.
Pasos:
- Consultá si tu empresa cuenta con un software de validación como Nosis, Veraz o Equifax.
- Asegurate de que exista un permiso firmado por el postulante para la consulta de sus antecedentes.
- Ingresá los datos básicos disponibles: nombre completo, fecha de nacimiento o CUIT.
- El sistema mostrará un reporte validado, que puede incluir el número de DNI si está habilitado.
- Guardá el informe en el legajo del empleado solo si fue necesario y autorizado.
Importante: Verificá que el uso de la plataforma cumpla con la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 25.326).
4. 🏛️ RENAPER (uso restringido para entidades autorizadas)
Descripción:
El Registro Nacional de las Personas (RENAPER) permite el acceso a su base de datos únicamente a organismos públicos o empresas con convenio específico.
Pasos:
- Verificá si tu empresa o institución tiene un convenio formal con RENAPER.
- Si está habilitado, accedé mediante la API oficial o una plataforma cerrada proporcionada por el organismo.
- Ingresá los datos disponibles (nombre completo, fecha de nacimiento o número de trámite si aplica).
- Consultá el número de DNI u otros datos validados por la base oficial.
- Usá la información únicamente con fines permitidos por el convenio.
Ejemplo de uso: Empresas de seguridad privada, entidades bancarias o aseguradoras pueden tener este acceso si cumplen ciertos requisitos.
Conclusión
Buscar el DNI de una persona es una acción delicada que debe estar respaldada por el consentimiento, la legalidad y una necesidad legítima. Para los profesionales de Recursos Humanos, tener claridad sobre cómo y cuándo acceder a esta información no solo mejora los procesos internos, sino que también protege los derechos de los trabajadores y la reputación de la empresa.
Seguí estas recomendaciones y aplicá buenas prácticas para garantizar una gestión ética y eficiente de los datos personales en tu organización.